FlexiBill Informatikai és Pénzügyi Szolgáltató Kft.

ADATVÉDELMI ÉS ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYZAT

Felelős: FlexiBill Informatikai és Pénzügyi Szolgáltató Kft. ügyvezetése
Hatályba lépés dátuma: 2019. augusztus 23.

A FlexiBill Informatikai és Pénzügyi Szolgáltató Kft. (székhelye: 1066 Budapest, Mozsár u. 16., IV. em., a továbbiakban: „Társaság/Adatkezelő”) ügyvezetése az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv.-ben meghatározott feladatkörében eljárva, továbbá az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 sz. Rendeletének figyelembevételével az alábbiak szerint állapítja meg a Társaság szervezeti egységeinél zajló adatkezelés rendjét:

A. ELSŐ RÉSZ

Általános rendelkezések

1. A szabályzat célja és hatálya

A szabályzat célja, hogy meghatározza a Társaságnál vezetett nyilvántartások működésének törvényes rendjét, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az információs önrendelkezési jognak és az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését. A szabályzat hatálya kiterjed a Társaságnál és annak valamennyi szervezeti egységénél folytatott valamennyi személyes adatokat tartalmazó adatkezelésre.

2. Jogszabályi háttér

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv, az 2012. évi I. törvény (Mt.) valamint a hitelintézetekről és pénzügyi vállalkozásokról szóló 2013. évi CCXXXVII. törvény, továbbá a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) szóló, az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 sz. Rendelete, továbbá a kutatás és a közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név- és lakcímadatok kezeléséről. 1995. évi CXIX. törvény.

3. Az adatvédelem alapfogalmai és elvei

Az adatvédelem alapfogalmai

„személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

„adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

„az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

„profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;

„álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

„nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

„adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

„adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

„címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

„harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

„az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

„adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;

„genetikai adat”: egy természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai jellemzőire vonatkozó minden olyan személyes adat, amely az adott személy fiziológiájára vagy egészségi állapotára vonatkozó egyedi információt hordoz, és amely elsősorban az említett természetes személyből vett biológiai minta elemzéséből ered;

„biometrikus adat”: egy természetes személy testi, fiziológiai vagy viselkedési jellemzőire vonatkozó minden olyan sajátos technikai eljárásokkal nyert személyes adat, amely lehetővé teszi vagy megerősíti a természetes személy egyedi azonosítását, ilyen például az arckép vagy a daktiloszkópiai adat;

„egészségügyi adat”: egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról;

„tevékenységi központ”:

a) az egynél több tagállamban tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelő esetében az Unión belüli központi ügyvitelének helye, ha azonban a személyes adatok kezelésének céljaira és eszközeire vonatkozó döntéseket az adatkezelő egy Unión belüli másik tevékenységi helyén hozzák, és az utóbbi tevékenységi hely rendelkezik hatáskörrel az említett döntések végrehajtatására, az említett döntéseket meghozó tevékenységi helyet kell tevékenységi központnak tekinteni;

b) az egynél több tagállamban tevékenységi hellyel rendelkező adatfeldolgozó esetében az Unión belüli központi ügyvitelének helye, vagy ha az adatfeldolgozó az Unióban nem rendelkezik központi ügyviteli hellyel, akkor az adatfeldolgozónak az az Unión belüli tevékenységi helye, ahol az adatfeldolgozó tevékenységi helyén folytatott tevékenységekkel összefüggésben végzett fő adatkezelési tevékenységek zajlanak, amennyiben az adatfeldolgozóra e rendelet szerint meghatározott kötelezettségek vonatkoznak;

„képviselő”: az az Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában;

„vállalkozás”: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is;

„vállalkozáscsoport”: az ellenőrző vállalkozás és az általa ellenőrzött vállalkozások;

„kötelező erejű vállalati szabályok”: a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályzat, amelyet az Unió valamely tagállamának területén tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelő vagy adatfeldolgozó egy vagy több harmadik országban a személyes adatoknak az ugyanazon vállalkozáscsoporton vagy közös gazdasági tevékenységet folytató vállalkozások ugyanazon csoportján belüli adatkezelő vagy adatfeldolgozó részéről történő továbbítása vagy ilyen továbbítások sorozata tekintetében követ;

„felügyeleti hatóság”: egy tagállam által a Rendelet 51. cikknek megfelelően létrehozott független közhatalmi szerv;

„érintett felügyeleti hatóság”: az a felügyeleti hatóság, amelyet a személyes adatok kezelése a következő okok valamelyike alapján érint:

a) az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az említett felügyeleti hatóság tagállamának területén rendelkezik tevékenységi hellyel;

b) az adatkezelés jelentős mértékben érinti vagy valószínűsíthetően jelentős mértékben érinti a felügyeleti hatóság tagállamában lakóhellyel rendelkező érintetteket; vagy

c) panaszt nyújtottak be az említett felügyeleti hatósághoz;

„személyes adatok határokon átnyúló adatkezelése”:

a) személyes adatoknak az Unióban megvalósuló olyan kezelése, amelyre az egynél több tagállamban tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelő vagy adatfeldolgozó több tagállamban található tevékenységi helyein folytatott tevékenységekkel összefüggésben kerül sor; vagy

b) személyes adatoknak az Unióban megvalósuló olyan kezelése, amelyre az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó egyetlen tevékenységi helyén folytatott tevékenységekkel összefüggésben kerül sor úgy, hogy egynél több tagállamban jelentős mértékben érint vagy valószínűsíthetően jelentős mértékben érint érintetteket;

„releváns és megalapozott kifogás”: a döntéstervezettel szemben benyújtott, azzal kapcsolatos kifogás, hogy ezt a rendeletet megsértették-e, illetve, hogy az adatkezelőre vagy az adatfeldolgozóra vonatkozó tervezett intézkedés összhangban van-e a rendelettel; a kifogásban egyértelműen be kell mutatni a döntéstervezet által az érintettek alapvető jogaira és szabadságaira, valamint adott esetben a személyes adatok Unión belüli szabad áramlására jelentett kockázatok jelentőségét;

„az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás”: az (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv (19) 1. cikke (1) bekezdésének b) pontja értelmében vett szolgáltatás;

„nemzetközi szervezet”: a nemzetközi közjog hatálya alá tartozó szervezet vagy annak alárendelt szervei, vagy olyan egyéb szerv, amelyet két vagy több ország közötti megállapodás hozott létre vagy amely ilyen megállapodás alapján jött létre.

A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek

A személyes adatok:

a) kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);

b) gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a Rendelet 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);

c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);

d) pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden ésszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);

e) tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a Rendelet 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);

f) kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).

Az Adatkezelő felelős a fenti alapelveknek való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”).

4. Az adatkezelés szabályai

Az Adatkezelőnél a személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább az alábbiak egyike teljesül:

a) az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez;

b) az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;

c) az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges;

d) az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges;

e) az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges;

f) az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek.

Amennyiben az Adatkezelőnél az adatgyűjtés céljától eltérő célból történő adatkezelés nem az érintett hozzájárulásán vagy valamely olyan uniós vagy tagállami jogon alapul, amely szükséges és arányos intézkedésnek minősül egy demokratikus társadalomban a Rendeletben rögzített célok eléréséhez, annak megállapításához, hogy az eltérő célú adatkezelés összeegyeztethető-e azzal a céllal, amelyből a személyes adatokat eredetileg gyűjtötték, az Adatkezelő köteles figyelembe venni:

a) a személyes adatok gyűjtésének céljait és a tervezett további adatkezelés céljai közötti esetleges kapcsolatokat;

b) a személyes adatok gyűjtésének körülményeit, különös tekintettel az érintettek és az Adatkezelő közötti kapcsolatokra;

c) a személyes adatok jellegét, különösen pedig azt, hogy a Rendeletben meghatározott személyes adatok különleges kategóriáinak kezeléséről van-e szó, illetve, hogy büntetőjogi felelősség megállapítására és bűncselekményekre vonatkozó adatoknak a Rendelet 10. cikk szerinti kezeléséről van-e szó;

d) azt, hogy az érintettekre nézve milyen esetleges következményekkel járna az adatok tervezett további kezelése;

e) megfelelő garanciák meglétét, ami jelenthet titkosítást vagy álnevesítést is.

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az Adatkezelőnek képesnek kell lennie annak igazolására, hogy az érintett személyes adatainak kezeléséhez hozzájárult. Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik, a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel.

Tilos az Adatkezelőnél a szerződés teljesítésének feltételéül szabni az olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.

A faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes Adatok kezelése az Adatkezelőnél tilos.

Ha azok a célok, amelyekből az Adatkezelő a személyes adatokat kezeli, nem vagy már nem teszik szükségessé az érintettnek az Adatkezelő általi azonosítását, az Adatkezelő nem köteles kiegészítő információkat megőrizni, beszerezni vagy kezelni annak érdekében, hogy pusztán azért azonosítsa az érintettet, hogy megfeleljen a jogszabályi rendelkezéseknek.

5. Adatvédelmi nyilvántartás

Az Adatkezelő az adatkezelési tevékenységekről nyilvántartást vezet. A nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:

a) az Adatkezelő neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a közös adatkezelőnek, az Adatkezelő képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;

b) az adatkezelés céljai;

c) az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;

d) olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják, ideértve a harmadik országbeli címzetteket vagy nemzetközi szervezeteket;

e) adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk, beleértve a harmadik ország vagy a nemzetközi szervezet azonosítását, valamint a megfelelő garanciák leírása;

f) ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;

g) ha lehetséges, az adatbiztonsági technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

Amennyiben az Adatkezelő megbízásából adatfeldolgozó jár el, úgy az adatfeldolgozótól az alábbi tartalmú nyilvántartás vezetését kell megkövetelni:

a) az adatfeldolgozó vagy adatfeldolgozók neve és elérhetőségei, és minden olyan adatkezelő neve és elérhetőségei, amelynek vagy akinek a nevében az adatfeldolgozó eljár, továbbá – ha van ilyen – az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó képviselőjének, valamint az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetőségei;

b) az egyes adatkezelők nevében végzett adatkezelési tevékenységek kategóriái;

c) adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítása, beleértve a harmadik ország vagy a nemzetközi szervezet azonosítását, valamint a megfelelő garanciák leírása;

d) ha lehetséges, az adatbiztonsági technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

Az Adatkezelő és az adatfeldolgozó köteles a felügyeleti hatóság részére rendelkezésére bocsátja a nyilvántartást.

A nyilvántartás adatainak valóságát a Társaság adatvédelmi felelőse évente felülvizsgálja. Az adatkezelés megszűnése után a nyilvántartást irattári kezelésbe kell venni.

6. Az érintett jogai

Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás megadása előtt az érintettet erről tájékoztatni kell. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.

Átláthatóság és intézkedések

Az Adatkezelő köteles az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt és tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtani, különösen a gyermekeknek címzett bármely információ esetében. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.

Az Adatkezelő köteles elősegíteni az érintett jogszabályban meghatározott jogainak gyakorlását.

Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül írásban tájékoztatja az érintettet az általa benyújtott kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további 60 (hatvan) nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 (harminc) napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

Az érintett kérelmére történő válaszadás során az információkat és a tájékoztatást, illetve az intézkedést díjmentesen kell biztosítani. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre ésszerű összegű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az adatkezelőt terheli.

Amennyiben az adatkezelőnek megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.

Az érintett részére az adatkezelésről kötelezően nyújtandó információkat szabványosított ikonokkal is ki lehet egészíteni annak érdekében, hogy a tervezett adatkezelésről az érintett jól látható, könnyen érthető és jól olvasható formában kapjon általános tájékoztatást. Az elektronikusan megjelenített ikonoknak géppel olvashatónak kell lenniük.

Az érintett kötelező tájékoztatása

Ha az Adatkezelő az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjti, a személyes adatok megszerzésének időpontjában köteles az érintett rendelkezésére bocsátani a következő információk mindegyikét:

a) az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségeit;

b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségeit, ha van ilyen;

c) a személyes adatok tervezett kezelésének célját, valamint az adatkezelés jogalapját;

d) jogos érdekérvényesítésen alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeit;

e) adott esetben a személyes adatok címzettjeit, illetve a címzettek kategóriáit, ha van ilyen;

f) adott esetben annak tényét, hogy az Adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat, továbbá a Bizottság megfelelőségi határozatának léte vagy annak hiánya, vagy a Rendelet 46. cikkben, a 47. cikkben vagy a 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdésében említett adattovábbítás esetén a megfelelő és alkalmas garanciák megjelölését, valamint az azok másolatának megszerzésére szolgáló módokra vagy az azok elérhetőségére való hivatkozást.

A fentieken túl az Adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában, annak érdekében, hogy a tisztességes és átlátható adatkezelést biztosítsa, az érintettet a következő kiegészítő információkról köteles tájékoztatni:

a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;

b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;

c) az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

d) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;

e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;

f) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és a fentiekben említett minden releváns kiegészítő információról.

Amennyiben az Adatkezelő a személyes adatokat nem az érintettől szerezte meg, köteles az érintett rendelkezésére bocsátani a következő információkat:

a) az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;

b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;

c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;

d) az érintett személyes adatok kategóriái;

e) a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái, ha van ilyen;

f) adott esetben annak ténye, hogy az adatkezelő valamely harmadik országbeli címzett vagy valamely nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat, továbbá a Bizottság megfelelőségi határozatának léte vagy annak hiánya, vagy a Rendelet 46. cikkben, a 47. cikkben vagy a 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdésében említett adattovábbítás esetén a megfelelő és alkalmas garanciák megjelölése, valamint az ezek másolatának megszerzésére szolgáló módokra vagy az elérhetőségükre való hivatkozás.

Az érintett kötelező tájékoztatásának keretében az Adatkezelő köteles az érintett rendelkezésére bocsátani az érintettre nézve tisztességes és átlátható adatkezelés biztosításához szükséges következő kiegészítő információkat:

a) a személyes adatok tárolásának időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;

b) ha az adatkezelés jogos érdeken alapul, az Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeiről;

c) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat a személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való joga;

d) az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban való visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

e) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

f) a személyes adatok forrása és adott esetben az, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak-e; és

g) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

Az adatkezelés tárgyában az Adatkezelő a kötelező tájékoztatást az alábbiak szerint köteles megadni az érintett részére:

a) a személyes adatok kezelésének konkrét körülményeit tekintetbe véve, a személyes adatok megszerzésétől számított ésszerű határidőn, de legkésőbb 30 (harminc) napon belül;

b) ha a személyes adatokat az érintettel való kapcsolattartás céljára használják, legalább az érintettel való első kapcsolatfelvétel alkalmával; vagy

c) ha várhatóan más címzettel is közlik az adatokat, legkésőbb a személyes adatok első alkalommal való közlésekor.

Ha az Adatkezelő a személyes adatokon a megszerzésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és a kötelező tájékoztatási körbe tartozó minden releváns kiegészítő információról. Nem szükséges az érintett kötelező tájékoztatása, ha és amilyen mértékben:

a) az érintett már rendelkezik az információkkal;

b) a szóban forgó információk rendelkezésre bocsátása lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényelne, különösen a Rendeletben külön nevesített adatkezelés esetében, vagy amennyiben a tájékoztatási kötelezettség teljesítése valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezen adatkezelés céljainak elérését. Ilyen esetekben az Adatkezelőnek megfelelő intézkedéseket kell hoznia – az információk nyilvánosan elérhetővé tételét is ideértve – az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében;

c) az adat megszerzését vagy közlését kifejezetten előírja az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog, amely az érintett jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedésekről rendelkezik; vagy

d) a személyes adatoknak valamely uniós vagy tagállami jogban előírt szakmai titoktartási kötelezettség alapján, ideértve a jogszabályon alapuló titoktartási kötelezettséget is, bizalmasnak kell maradnia.

Az érintett hozzáférési joga

Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

a) az adatkezelés céljai;

b) az érintett személyes adatok kategóriái;

c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;

d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;

e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;

f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;

h) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.

Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a Rendeletben foglalt garanciákról.

Az érintett kérésére az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát köteles az érintett rendelkezésére bocsátani. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri.

Helyesbítéshez és törléshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;

b) az érintett visszavonja az adatkezeléshez adott önkéntes hozzájárulását és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;

c) az érintett a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a közvetlen üzletszerzés miatt tiltakozik az adatkezelés ellen;

d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;

e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;

f) a személyes adatok gyűjtésére az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és azt a fentiek értelmében törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az ésszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

Az érintett törléshez való jogára irányadó rendelkezések nem alkalmazandóak, amennyiben az adatkezelés:

a) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;

b) a személyes adatok kezelését előíró, az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;

c) a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;

d) a Rendelettel összhangban a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben az érintett törléshez való joga valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy

e) jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

szükséges.

Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;

b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy

d) az érintett a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Ha az adatkezelés az érintett kérelme alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

Az Adatkezelő az érintettet köteles az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatni.

Az Adatkezelő köteles minden olyan címzettet tájékoztatni valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatja e címzettekről.

Az adathordozhatósághoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:

a) az adatkezelés az érintett önkéntes hozzájárulásán vagy szerződésen alapul; és

b) az adatkezelés automatizált módon történik.

Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

Az adathordozhatósághoz való jog gyakorlása nem sértheti az adattörléshez való jogot. Az adathordozhatósághoz való jog nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges.

A tiltakozáshoz való jog és automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének e) vagy f) pontján alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az Adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik.

Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

A tiltakozáshoz való jogra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni.

Ha a személyes adatok kezelésére statisztikai célból kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhasson a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellen, kivéve, ha az adatkezelésre közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében van szükség.

A Társaság, mint Adatkezelő az adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából adattovábbítási nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az általa kezelt személyes adatok továbbításának időpontját, az adattovábbítás jogalapját és címzettjét, a továbbított személyes adatok körének meghatározását, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

A felvilágosítás megtagadása esetén az Adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: „Hatóság”) fordulás lehetőségéről. Az elutasított kérelmekről az Adatkezelő a Hatóságot évente a tárgyévet követő év január 31-éig értesíti.

7. Az Adatkezelő és az adatfeldolgozó kötelezettségei

Az Adatkezelő az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével a jelen szabályzatban meghatározott technikai és szervezési intézkedéseket hajtja végre annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a hatályos jogszabályokkal összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az Adatkezelő folyamatosan felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.

Az Adatkezelő a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével mind az adatkezelés módjának meghatározásakor, mind pedig az adatkezelés során olyan megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket – például álnevesítést – hajt végre, amelyek célja egyrészt az adatvédelmi elvek, például az adattakarékosság hatékony megvalósítása, másrészt a hatályos jogszabályokban foglalt követelmények teljesítéséhez és az érintettek jogainak védelméhez szükséges garanciák beépítése az adatkezelés folyamatába.

Az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak biztosítására, hogy alapértelmezés szerint kizárólag olyan személyes adatok kezelésére kerüljön sor, amelyek az adott konkrét adatkezelési cél szempontjából szükségesek. Ez a kötelezettség vonatkozik a gyűjtött személyes adatok mennyiségére, kezelésük mértékére, tárolásuk időtartamára és hozzáférhetőségükre. Ezek az intézkedések különösen azt kell, hogy biztosítsák, hogy a személyes adatok alapértelmezés szerint a természetes személy beavatkozása nélkül ne válhassanak hozzáférhetővé meghatározatlan számú személy számára.

(3) A 42. cikk szerinti jóváhagyott tanúsítási mechanizmus felhasználható annak bizonyítása részeként, hogy az adatkezelő teljesíti az e cikk (1) és (2) bekezdésében előírt követelményeket.

Az adatfeldolgozó

Ha az adatkezelést az Adatkezelő nevében más végzi, az Adatkezelő kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés jogszabályban meghatározott követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

Az adatfeldolgozó az Adatkezelő előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe. Az általános írásbeli felhatalmazás esetén az adatfeldolgozó tájékoztatja az Adatkezelőt minden olyan tervezett változásról, amely további adatfeldolgozók igénybevételét vagy azok cseréjét érinti, ezzel biztosítva lehetőséget az Adatkezelőnek arra, hogy ezekkel a változtatásokkal szemben kifogást emeljen.

Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelést az uniós jog vagy magyar jogszabály alapján létrejött olyan – az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az Adatkezelő kötelezettségeit és jogait meghatározó – szerződésnek kell szabályoznia, amely köti az adatfeldolgozót az Adatkezelővel szemben. A szerződésnek elő kell írnia, hogy az adatfeldolgozó:

a) a személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő írásbeli utasításai alapján kezeli – beleértve a személyes adatoknak valamely harmadik ország vagy nemzetközi szervezet számára való továbbítását is –, kivéve akkor, ha az adatkezelést az adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog írja elő; ebben az esetben erről a jogi előírásról az adatfeldolgozó az Adatkezelőt az adatkezelést megelőzően értesíti, kivéve, ha az Adatkezelő értesítését az adott jogszabály fontos közérdekből tiltja;

b) biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;

c) meghozza az adatkezelés biztonsága érdekében előírt intézkedéseket;

d) tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan a fentebb írt feltételeket;

e) az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti az Adatkezelőt abban, hogy teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;

f) segíti az adatkezelőt az adatbiztonsági, incidenskezelési és adatvédelmi konzultációs tevékenységre irányuló kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat;

g) az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően az Adatkezelő döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat az Adatkezelőnek, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog az személyes adatok tárolását írja elő;

h) az Adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely az adatfeldolgozó kötelezettségei teljesítésének igazolásához szükséges, továbbá amely lehetővé teszi és elősegíti az Adatkezelő által vagy az általa megbízott más ellenőr által végzett auditokat, beleértve a helyszíni vizsgálatokat is.

Ha az adatfeldolgozó bizonyos, az Adatkezelő nevében végzett konkrét adatkezelési tevékenységekhez további adatfeldolgozó szolgáltatásait is igénybe veszi, uniós vagy magyar jog alapján létrejött szerződés alapján, ez utóbbi szerződés tartalmára a fentebb írtak irányadóak. Ha a további adatfeldolgozó nem teljesíti adatvédelmi kötelezettségeit, az őt megbízó adatfeldolgozó teljes felelősséggel tartozik az Adatkezelő felé a további adatfeldolgozó kötelezettségeinek a teljesítéséért.

Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó irányítása alatt végzett adatkezelés

Az adatfeldolgozó és bármely, az Adatkezelő vagy az adatfeldolgozó irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag az Adatkezelő utasításának megfelelően kezelheti, kivéve, ha az ettől való eltérésre őt uniós vagy tagállami jog kötelezi.

8. Adatközlések

Személyes adat harmadik személlyel adattovábbítás vagy nyilvánosságra hozatal formájában közölhető. Adattovábbítás, ha az adatot meghatározott harmadik személy tudomására hozzák. Az adattovábbítás megvalósulhat az adatkezelésbe történő betekintéssel vagy kivonat készítésével is. Nyilvánosságra hozatal, ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik.

Adattovábbítás a Társaság szervezeti egységein belül, adatkezelések összekapcsolása

Az Adatkezelő szervezeti egységein belül az érintettek személyes adatait a feladat elvégzéséhez szükséges mértékben és ideig továbbíthatók. Az Adatkezelő szervezeti egységein belüli adattovábbítással kapcsolatos konkrét kérdéseket minden adatkezelés esetében külön kell megállapítani és az adatkezelés törzskönyvében rögzíteni. Az Adatkezelőnél folyó különböző célra irányuló adatkezelések csak törvényes cél érdekében, indokolt esetben, ideiglenesen kapcsolhatók össze.

Az adatkezelések összekapcsolásával kapcsolatos alábbi tényeket jegyzőkönyvbe kell venni:

– az összekapcsolt adatok megnevezése;
– az összekapcsolás célja, rendeltetése;
– az összekapcsolás időpontja és tartama;
– jogszabályi alapja;
– az összekapcsolást végző személy neve, beosztása, szervezeti egysége, e-mail címe és telefonszáma;
– az összekapcsolással érintettek köre és száma;
– az összekapcsolt adatok köre;
– az összekapcsolás módszere (gépi, kézi, vegyes);
– adatbiztonsági intézkedések;

A jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát az adatvédelmi felelőshöz kell továbbítani. A jegyzőkönyvet 10 évig meg kell őrizni.

Adattovábbítás megkeresés alapján

Az Adatkezelőn kívüli szervtől vagy magánszemélytől érkező, adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha azt jogszabály írja elő vagy az érintett erre írásban felhatalmazza az Adatkezelőt. Az érintett előzetesen is adhat ilyen tartalmú felhatalmazást, amely szólhat valamely időtartamra és a megkereséssel élő szervek és magánszemélyek meghatározott körére.

Az érintett nyilatkozattételétől függetlenül teljesíteni kell a büntető ügyekben eljáró hatóságoktól – rendőrség, bíróság, ügyészség, vám- és pénzügyőrség – valamint a nemzetbiztonsági szolgálatoktól érkező megkereséseket. E szervek megkereséseiről az illetékes adatkezelő köteles tájékoztatni az Adatkezelő ügyvezetését. Az adatszolgáltatás csak az ügyvezetés jóváhagyásával teljesíthető.

A nemzetbiztonsági szolgálatoktól érkező megkeresésre vonatkozó minden adat államtitoknak minősül, amelyről sem más szerv, sem más személy nem tájékoztatható.

A megkeresés alapján teljesített adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:

– megkeresést kezdeményező szerv vagy személy megnevezése, postacíme, telefonszáma;
– az adatkérés célja, rendeltetése;
– az adatkérés jogszabályi alapja, illetve az érintett hozzájáruló nyilatkozata;
– az adatkérés időpontja;
– az adatszolgáltatás alapjául szolgáló adatkezelés megnevezése;
– az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése;
– az érintettek köre;
– a kért adatok köre;
– az adattovábbítás módja;

A megkeresésről szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát az adatvédelmi felelőshöz kell továbbítani. A jegyzőkönyvet tíz évig meg kell őrizni.

Adattovábbítás harmadik országba

Olyan személyes adatok továbbítására – ideértve a személyes adatok harmadik országból vagy nemzetközi szervezettől egy további harmadik országba vagy további nemzetközi szervezet részére történő újbóli továbbítását is –, amelyeket harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbításukat követően adatkezelésnek vetnek alá vagy szándékoznak alávetni, csak abban az esetben kerülhet sor, ha az alábbi feltételek maradéktalanul teljesülnek.

Személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására akkor kerülhet sor, ha az Európai Unió Bizottság megállapította, hogy a harmadik ország, a harmadik ország valamely területe, vagy egy vagy több meghatározott ágazata, vagy a szóban forgó nemzetközi szervezet megfelelő védelmi szintet biztosít. Az ilyen adattovábbításhoz nem szükséges külön engedély.

Az Európai Unió Bizottságának adattovábbítást megengedő határozatának hiányában az Adatkezelő vagy adatfeldolgozó csak abban az esetben továbbíthat személyes adatokat harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére, ha az adatkezelő vagy adatfeldolgozó megfelelő garanciákat nyújtott, és csak azzal a feltétellel, hogy az érintettek számára érvényesíthető jogok és hatékony jogorvoslati lehetőségek állnak rendelkezésre. A felügyeleti hatóság külön engedélye nélkül a megfelelő garanciákat az alábbiak jelenthetik:

a) közhatalmi vagy egyéb, közfeladatot ellátó szervek közötti, jogilag kötelező erejű, kikényszeríthető jogi eszköz;

b) az illetékes felügyeleti hatóság által jóváhagyott kötelező erejű vállalati szabályok;

c) az Európai Unió Bizottsága által a Rendelet 93. cikk (2) bekezdésében említett vizsgálóbizottsági eljárással összhangban elfogadott általános adatvédelmi kikötések;

d) a felügyeleti hatóság által elfogadott és az Európai Unió Bizottsága által a Rendelet 93. cikk (2) bekezdésében említett vizsgálóbizottsági eljárásnak megfelelően jóváhagyott általános adatvédelmi kikötések;

e) a Rendelet 40. cikk szerinti, jóváhagyott magatartási kódex a harmadik országbeli adatkezelő vagy adatfeldolgozó arra vonatkozó, kötelező erejű és kikényszeríthető kötelezettségvállalásával együtt, hogy alkalmazza a megfelelő – ideértve az érintettek jogaira vonatkozó – garanciákat; vagy

f) a Rendelet 42. cikke szerinti, jóváhagyott tanúsítási mechanizmus a harmadik országbeli adatkezelő vagy adatfeldolgozó arra vonatkozó, kötelező erejű és kikényszeríthető kötelezettségvállalásával együtt, hogy alkalmazza a megfelelő garanciákat, ideértve az érintettek jogait illetően is.

Az illetékes felügyeleti hatóság engedélyével a fentebb említett megfelelő garanciákként különösen az alábbiak is szolgálhatnak:

a) az adatkezelő vagy adatfeldolgozó és a harmadik országbeli vagy a nemzetközi szervezeten belüli adatkezelő, adatfeldolgozó vagy a személyes adatok címzettje között létrejött szerződéses rendelkezések; vagy

b) közhatalmi vagy egyéb, közfeladatot ellátó szervek között létrejött, közigazgatási megállapodásba beillesztendő rendelkezések, köztük az érintettek érvényesíthető és tényleges jogaira vonatkozó rendelkezések.

9. Adatbiztonsági rendszabályok

Az Adatkezelő és az adatfeldolgozó a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja, ideértve, többek között, adott esetben:

a) a személyes adatok álnevesítését és titkosítását;

b) a személyes adatok kezelésére használt rendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmas jellegének biztosítását, integritását, rendelkezésre állását és ellenálló képességét;

c) fizikai vagy műszaki incidens esetén az arra való képességet, hogy a személyes adatokhoz való hozzáférést és az adatok rendelkezésre állását kellő időben vissza lehet állítani;

d) az adatkezelés biztonságának garantálására hozott technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére szolgáló eljárást.

A biztonság megfelelő szintjének meghatározásakor kifejezetten figyelembe kell venni az adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből erednek.

Az Adatkezelőnél és az adatfeldolgozónál a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az Adatkezelő utasításának megfelelően kezelhetik a személyes adatokat.

Az adatvédelmi incidens bejelentése a felügyeleti hatóságnak

Az Adatkezelő az adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság részére, kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve. Ha a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.

Az adatfeldolgozó az adatvédelmi incidenst, az arról való tudomásszerzését követően indokolatlan késedelem nélkül köteles bejelenteni az Adatkezelőnek.

A bejelentésekben legalább:

a) ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;

b) közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;

c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

d) ismertetni kell az Adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

Ha és amennyiben nem lehetséges az információkat egyidejűleg közölni, azok további indokolatlan késedelem nélkül később részletekben is közölhetők. Az Adatkezelő nyilvántartja az adatvédelmi incidenseket, feltüntetve az adatvédelmi incidenshez kapcsolódó tényeket, annak hatásait és az orvoslására tett intézkedéseket.

Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. Az érintett részére adott tájékoztatásban világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét. Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:

a) az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;

b) az Adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;

c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

Az adatbiztonsági rendszabályok és intézkedések célja az adatok, illetve az adathordozók védelme a sérülés, rongálódás, megsemmisülés, valamint az illetéktelen hozzáférés ellen. A szükséges intézkedéseket meg kell tenni mind a kézzel, mind a gépi úton tárolt és feldolgozott személyes adatok biztonsága érdekében.

Számítógépen és a Társaság tulajdonát képező kommunikációs mobil eszközön tárolt adatok

A számítógépen, a Társaság tulajdonát képező kommunikációs eszközön illetve hálózaton tárolt személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani:

Tükrözés: A hálózati szerver személyes adatokat tartalmazó adathordozóját folyamatosan tükröztetni kell egy tőle fizikailag különböző adathordozón.

Biztonsági mentés: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok aktív adataiból rendszeresen – minden munkanap végén – külön adathordozóra biztonsági mentést kell készíteni. A biztonsági mentést tartalmazó adathordozót tűzbiztos fémkazettában kell őrizni. Hetente egyszeri mentés adathordozóit a szerver elhelyezésétől különböző, zárható helyen (bank) szükséges tárolni.

Archiválás: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok passzív hányadát – a további kezelést nem igénylő, változatlanul maradó adatokat – el kell választani az aktív résztől, majd a passzivált adatokat külön optikai adathordozón kell rögzíteni. Az e szabályzat különös részében említett adatkezelések archiválását évente 2 alkalommal kell elvégezni. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozót tűzbiztos fémkazettában kell őrizni.

Tűzvédelem: A szervert jól zárható, tűzvédelmi és vagyonvédelmi riasztóberendezéssel ellátott, légkondicionált helyiségben kell elhelyezni.

Áramellátás: A szerver áramellátását olyan szünetmentes áramforrással kell biztosítani, amely áramszünet esetén a rendszer biztonságos leállításához szükséges ideig zavartalan üzemelést biztosít.

Vírusvédelem: A szerveren tárrezidens üzemmódú, folyamatosan működő vírusvédő programot kell futtatni. A személyes adatokat kezelő felhasználók számítógépein hetente kell gondoskodni vírusmentesítésről.

Hozzáférés védelem: A hálózati erőforrásokhoz csak érvényes felhasználói névvel és jelszóval lehet hozzáférni. A jelszavak cseréjéről rendszeresen gondoskodni kell. A felhasználók jelszavát legalább 40 naponta cserélni kell.

10. Adatrögzítés, adattörlés

A Társaság az összeállított adatokat elektronikus adatbázisban tárolja. A Társaság az adatkezelésben érintett alany írásbeli kérelmére azonnal, törlési kérelem hiányában az adatrögzítéstől számított 5 éven belül törli.

11. Adatvédelmi oktatás, adatvédelmi ellenőrzés

A Társaság ügyvezetése a jelen szabályzat hatályba lépését követően adatvédelmi oktatást tart a Társaság alkalmazottai, ezt követően az új alkalmazottak részére. Az adatvédelmi oktatás tárgya az adatvédelmi előírások ismertetése.

A Társaság ügyvezetése adatvédelmi ellenőrzést tart. Az adatvédelmi ellenőrzés során az ügyvezetés a Társaság adatkezelési, adatfeldolgozási és adattovábbítási tevékenységét törvényességi szempontok szerint vizsgálja a Társaság informatikai vezetőjének közreműködésével, valamint a Társaság jogtanácsosának, megbízott ügyvédjének vagy ügyvédi irodájának szakmai felügyelete mellett.

Az adatvédelmi oktatásról jelenléti ív és jegyzőkönyv, az adatvédelmi ellenőrzésről feljegyzés készül. Amennyiben az adatvédelmi ellenőrzés során az ügyvezetés jogszabályba ütköző tevékenységet észlel, úgy ezt az informatikai vezetővel és a jogtanácsossal, ügyvéddel folytatott szakmai konzultációt követően – megszünteti.

B. MÁSODIK RÉSZ

Egyes adatkezelések

1. Elektronikus számla és dokumentumcsere szolgáltatási szerződések

Az adatkezelés célja jogi személyiségű és jogi személyiséggel nem rendelkező, az Adatkezelővel szerződéses jogviszonyba kerülő társaságok, továbbá egyéni vállalkozók cégjegyzékben feltüntetett adatainak, továbbá az Adatkezelővel szerződéses jogviszonyba kerülő természetes személyek nevének, lakcímének, telefonszámának, e-mail címének és elektronikus jelszavának összegyűjtése és kezelése az Adatkezelőt megillető szerződéses jogosultságok gyakorlása érdekében. Személyes adatnak tekinthető a szerződéses ügyfelek vezető tisztségviselőnek személyes adata, valamint az elektronikus számla és dokumentumcsere szolgáltatási szerződés keretében a szerződő fél részéről az Adatkezelő felé továbbított személyes adat.

2. Személyzeti, bér és munkaügyi nyilvántartás

A személyzeti nyilvántartás a munkaviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés, amelynek jogszabályi alapját a Munka törvénykönyve, társadalombiztosítási jogszabályok, valamint a Ptk. képezi.

A személyzeti, bér és munkaügyi nyilvántartás adatai a munkavállalók (kölcsönzött munkavállalók) munkajogi jogviszonyával kapcsolatos tények megállapítására, bérszámfejtésre, társadalombiztosítási ügyintézésre és statisztikai adatszolgáltatásra használhatók fel.

A személyzeti nyilvántartás adatai a Társaság valamennyi fő- és további jogviszonyban foglalkoztatott munkavállaló adatait tartalmazza.

A személyzeti nyilvántartásba felvehető adatok köre:

– név, születési hely és idő, állampolgárság,
– anya neve,
– állandó és ideiglenes lakcím, telefonszám,
– munkaviszonyra, társadalombiztosítási jogviszonyra vonatkozó adatok, így különösen:

• iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek, képesítési feltételek,
• továbbképzés, szakirányú továbbképzés, továbbképzésben szerzett szakképesítés,
• tudományos fokozatok, címek,
• idegen nyelv tudása,
• kinevezési okmány, munkakör, munkaköri leírás,
• vezetői megbízások,
• próbaidő,
• munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás,
• munkavégzés ideje, túlmunka ideje, megbízási díj,
• szabadság, kiadott szabadság, dolgozó részére történő kifizetések és azok jogcímei,
• a dolgozó részére adott juttatások és azok jogcímei,
• a dolgozó munkáltatóval szemben fennálló tartozásai, azok jogcímei,
• a többi adat az érintett hozzájárulásával.

A személyzeti nyilvántartás adatait az érintett, munkaerő-kölcsönzés esetében a kölcsönbe adó szolgáltatja. A munkaviszony, munkaerő-kölcsönzés, illetve a megbízási viszony keletkezésekor történik meg az elsődleges adatfelvétel.

A nyilvántartás kezelése vegyes rendszerben számítógépen és manuális módszerrel történik. Az adatok biztonságáról az Adatkezelő gondoskodik.

A személyzeti nyilvántartás kezelője a pénzügyi és számviteli osztály.

A Társaságon belül a személyzeti nyilvántartásról csak az ügyvezetés, a Felügyelőbizottság tagjai, a pénzügyi és számviteli osztály, a jogi osztály vagy megbízott jogi képviselő, valamint azon szervezeti egységek vezetői, illetve személyzeti kérdésekben illetékes ügyintézői részére teljesíthető adatszolgáltatás, amelyeknél a munkavállaló tényleges tevékenységet végez.

3. Piacfelmérés és piackutatás

Az adatkezelés célja jogi személyiségű és jogi személyiséggel nem rendelkező társaságok, továbbá egyéni vállalkozók cégjegyzékben feltüntetett adatainak, továbbá az Adatkezelővel a piacfelmérés és piackutatás során kapcsolatba kerülő természetes személyek nevének, lakcímének, telefonszámának, e-mail címének és kezelése a piacfelmérés és piackutatás teljesítése, továbbá az érintett hozzájárulása esetén harmadik személy részére történő továbbítása érdekében. Személyes adatnak tekinthető a piacfelmérésben és piackutatásban részt vevő ügyfelek vezető tisztségviselőnek személyes adata.

4. Az adatok fajtája, típusa

4.1. Elektronikus dokumentumcsere szolgáltatási szerződések

Az adatok fajtájukat tekintve megegyeznek a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Céginformációs és Cégnyilvántartási Szolgálata által kiadott cégkivonat, cégmásolat, mérleg és eredménybeszámoló adataival. Többletadatként a Társaság szerződő partnereinek kapcsolattartóira, az elektronikus jelszóra, illetve a szerződéses partnerek által átküldött adatállományban fellelhető személyes adatokra vonatkozó információ kerülhet. Természetes személy szerződéses partner esetében az Adatkezelő a természetes személy nevét, telefonszámát, lakcímét, e-mail címét és elektronikus jelszavát, továbbá az Adatkezelő által nyújtott és igénybe vett szolgáltatás típusát kezeli személyes adatként.

4.1. Piacfelmérés és piackutatás

Az adatok fajtájukat tekintve megegyeznek a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Céginformációs és Cégnyilvántartási Szolgálata által kiadott cégkivonat, cégmásolat, mérleg és eredménybeszámoló adataival. Többletadatként a piacfelmérésben és piackutatásban részt vevő Társaságok kapcsolattartóira, illetve a részt vevő Társaságok által átküldött adatállományban fellelhető személyes adatokra vonatkozó információ kerülhet. A piacfelmérésben és piackutatásban részt vevő Társaság esetében az Adatkezelő az adatszolgáltató természetes személy nevét, telefonszámát, lakcímét, e-mail címét, valamint a piacfelmérésben és piackutatásban részt vevő Társaság vezető tisztségviselőinek telefonszámát és e-mail címét kezeli személyes adatként.

A jelen Szabályzat aktualizálásáért a Társaság belső adatvédelmi felelőse felel. A Társaság ügyvezetése évente köteles a jelen Szabályzat felülvizsgálatát és szükség szerinti aktualizálását kezdeményezni.